深圳自动化学会档案管理制度

本制度规定了深圳自动化学会（以下简称学会）文书档案管理要求，以加强文书档案工作管理，提高归档文件质量及文书档案管理水平，为各项工作提供服务，充分发挥文书档案的利用价值。适用于学会的文书档案管理工作。

一、总则

1、本标准所称的文书档案是学会在经营管理活动中形成的具有参考利用价值、记录学会重点工作等的文件材料；

2、文书档案应坚持归口管理、集中保管、方便利用、统一销毁的原则；

3、各部门作为文书档案的生成部门，办公室是文书档案的归口管理部门，指定专人负责文书档案的立卷归档工作。

二、 归档范围

文书档案的归档范围，包括人力资源、政府发文、党建工作、行政管理、资质文件、协议合同、业务管理等其它类档案，如本学会制发的公文、报表、会议材料、相关合同和决议等。

三、归档要求

1、各部门应将归档范围内的文件材料收集齐全，按照纸质文件和电子文件形式分别归档。任何部门或个人均不得据为己有。

2、纸质文件归档。本学会发文一律输出纸质形式，实行实物归档。

四、 归档时间

随时归档原则，学会所有公文、政府发文、报表、会议材料、相关合同和决议等形成后，承办人应及时与档案管理员办理交接。

档案管理员在接收文件材料时，必须核实材料的签字、盖章、附件等是否齐备，并应在交接后的2日内归档，在对应的卷宗内填写《卷内目录》，《文书档案立卷归档登记表》办理归档。

五、 整编与保管

1、文书档案分类方法

分类原则：以本学会职能活动中形成的各类档案为对象，依据学会职能，结合学会档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用、便于查找为分类原则。

2、文书档案排列方法

文书档案首先分按性质分类，如自主创新大讲堂、员工管理、合同协议等分类，每类按不同年份发生顺利进行排列编号。

3、文书档案档号的结构及标识

档案文号由类别-年度月份-件号组成，用“-”连接。如2018年4月份的第一个合同，HT-201804-001。类型代码：合同HT,协议 XY,以类别的拼音字头表示。

4、文书档案保管

a）存放文书档案存放在专用档案盒内，同时内附《卷内目录》，并有专门的柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序、自上而下、自左向右编号，以便于查找和管理；

b）文书档案由办公室负责保管、存放；

c) 保管期限参照文书档案保管期限执行；

d)若档案遗失、损坏或泄密，按相关条例进行处罚。涉及法律责任的，按《中华人民共和国档案法》执行。

5、档案借阅

a）文书档案原件一般不借出使用，仅限办公室查阅使用，查阅后及时归还；

b）档案如有丢失、损坏或泄密，档案管理员要立即向学会主管领导反映，并追究当事者的责任。

6、档案销毁

a）需销毁文件必须填写《文书档案销毁清册》；

b）准备销毁的档案应报领导批准，经批准后方能销毁；

c）档案销毁时，必须指派两名以上专人对照《文书档案销毁清册》检查档案，确认无误后，方可监销。监销人员要确认档案已销毁，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名，档案销毁工作才算完毕。

附表：记录

1、文书档案立卷归档登记表

2、卷内目录

3、文书档案销毁清册

以上制度经第七届理事会第一次常务理事会议审议通过，自2019年3月1日起执行。

深圳自动化学会

2019年3月1日